PROJECT SCOPE MANAGEMENT ,PROJECT TIME MANAGEMENT ,PROJECT COST MANAGEMENT,& PROJECT QULITY MANAGEMENT
PROJECT SCOPE MANAGEMENT
Pengertian Project Scope Management
- Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.
- Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.
- Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek.
Proses Projeck Scope Management
- Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
- Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
- Membuat WBS: mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
- Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
- Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.
Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek
- Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.
- Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
- Identifikasi proyek potensial.
- Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
- Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.
Mengapa perusahaan investasi pada IT
- Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi.
- Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
- Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.
Identifikasi proyek potensial
- Banyak organisasi mengikuti proses perencanaan untuk memilih proyek IT.
- Sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan strategi bisnis.
- Penelitian menunjukan bahwa mendukung tujuan bisnis eksplisit adalah nomor satu alas an dikutip untuk berfantasi dalam proyek IT.
Metode pemilihan proyek
- Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.
- Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :
> Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas
> Kategorikan proyek tegnologi informasi
> Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya
> Menggunakan metode skor tertimbang
> Menerapkan balanced sorecard
> Kategorikan proyek tegnologi informasi
> Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya
> Menggunakan metode skor tertimbang
> Menerapkan balanced sorecard
Kategori proyek IT
- Suatu kategorisasi menilai apakah proyek tersebut memberikan respon terhadap suatu masalah, kesempatan.
- Kategorisasi lain adalah berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek atau tanggal dengan yang harus dilakukan.
- Kategirisasi lain adalah prioritas keseluruhan proyek
PROJECT TIME MANAGEMENT
Ini manajemen waktu proyek, proses menjelaskan bagaimana untuk memantau dan mengontrol waktu yang dihabiskan dalam sebuah proyek.
Ini menggambarkan setiap prosedur Manajemen Waktu langkah-langkah demi menjelaskan bagaimana menggunakan Timesheet dan manajemen waktu log untuk merekam waktu yang diahbiskan.
Dengan menggunakan Proses Waktu, anda dapat mengontrol jumlah waktu yamg dibutuhkan staf untuk membangun deliverable dalam proyek, meningkatkan peluiang anda untuk memberikan “tepat waktu” dan jadwal.
Apa itu Manajemen Waktu ?
Manajemen Proyek Waktu adalah semua tentang rekaman waktu yang dihabiskan oleh orang-orang pada sebuah proyek. Untuk merekam waktu yang dihabiskan, tim melaksanakan Proses Manajemen Waktu Proyek. Ini waktu proses perekaman melibatkan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas, menggunakan Timesheet. Proses waktu membantu manajer mengetahui tugas-tugas teleah bekerja, pada, kapan dan berapa lama.
Kapan saya menggunakan manajemn waktu ?
Cara terbaik untuk melihat apakah proyek anda berada di trek adalah untuk mencatat waktu benar-benar menghabiskan waktu yang direncankan harus dihabiskan. Proses ini disebut Proyek Manajemen Waktu, dan itu adalah jauh cara yang paling efektif untuk memantau kemajuan proyek. Proses waktu memungkinkan anda untuk melihat untuk setiap tugas, apakah yang telah diselesaikan pada waktu. Proses waktu juga memungkinkan amda untuk mengontrol waktu yang dihabiskan dengan menerapkan proses persetujuan kartu absen.
Proyek ini Waktu proses Manajemen akan membantu anda untuk :
- Menempatkan proses untuk waktu perekaman dalam proyek
- Gunakan timesheet untuk memantau waktu yang dihabiskan oleh staf
- Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah manajemen waktu
- Jauhkan Rencana Proyek Anda Up TO Date setiap saat
Ini Waktu Proyek Manajemen proses adalah unik karena :
- Daftar langkah kunci yang dibutuhkan untuk mengatur waktu dalam sebuah proyek
- Tremasuk diagram proses, menampilkan saat langkah-langkah yang diambil
- Menjelaskan masing-masing peran dan tanggungjawab yang terlibat
- Apakah praselesai dan siap untuk digunakan pada proyek-proyek sekarang
Bab ini mencakup konsep-konsep kunci yang berkaitan dengan Proyek Manajemen Waktu.
1. The knowledge area of Project Time Management consists of the following processes - Luas Pengetahuan Manajemen Proyek Waktu terdiri dari proses berikut -
Time Management Processes Manajemen Waktu Proses
Process Proses Project Phase Proyek Tahap Key Deliverables Kunci Deliverables
Define Activities Tentukan Kegiatan Planning Perencanaan Activity List, Milestone list Daftar Kegiatan, daftar Milestone
Sequence Activities Urutan Kegiatan Planning Perencanaan Project Schedule network diagrams Jadwal proyek jaringan diagram
Estimate Activity Resources Perkiraan Sumber Daya Kegiatan Planning Perencanaan Activity resource requirements, Aktivitas sumber daya persyaratan,
Resource breakdown structure Sumber daya kerusakan struktur
Estimate Activity Durations Perkiraan Kegiatan Durasi Planning Perencanaan Activity duration estimates Kegiatan perkiraan durasi
Develop Schedule Mengembangkan Jadwal Planning Perencanaan Project Schedule Jadwal Proyek
Ini manajemen waktu proyek, proses menjelaskan bagaimana untuk memantau dan mengontrol waktu yang dihabiskan dalam sebuah proyek.
Ini menggambarkan setiap prosedur Manajemen Waktu langkah-langkah demi menjelaskan bagaimana menggunakan Timesheet dan manajemen waktu log untuk merekam waktu yang diahbiskan.
Dengan menggunakan Proses Waktu, anda dapat mengontrol jumlah waktu yamg dibutuhkan staf untuk membangun deliverable dalam proyek, meningkatkan peluiang anda untuk memberikan “tepat waktu” dan jadwal.
Apa itu Manajemen Waktu ?
Manajemen Proyek Waktu adalah semua tentang rekaman waktu yang dihabiskan oleh orang-orang pada sebuah proyek. Untuk merekam waktu yang dihabiskan, tim melaksanakan Proses Manajemen Waktu Proyek. Ini waktu proses perekaman melibatkan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas, menggunakan Timesheet. Proses waktu membantu manajer mengetahui tugas-tugas teleah bekerja, pada, kapan dan berapa lama.
Kapan saya menggunakan manajemn waktu ?
Cara terbaik untuk melihat apakah proyek anda berada di trek adalah untuk mencatat waktu benar-benar menghabiskan waktu yang direncankan harus dihabiskan. Proses ini disebut Proyek Manajemen Waktu, dan itu adalah jauh cara yang paling efektif untuk memantau kemajuan proyek. Proses waktu memungkinkan anda untuk melihat untuk setiap tugas, apakah yang telah diselesaikan pada waktu. Proses waktu juga memungkinkan amda untuk mengontrol waktu yang dihabiskan dengan menerapkan proses persetujuan kartu absen.
Proyek ini Waktu proses Manajemen akan membantu anda untuk :
- Menempatkan proses untuk waktu perekaman dalam proyek
- Gunakan timesheet untuk memantau waktu yang dihabiskan oleh staf
- Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah manajemen waktu
- Jauhkan Rencana Proyek Anda Up TO Date setiap saat
Ini Waktu Proyek Manajemen proses adalah unik karena :
- Daftar langkah kunci yang dibutuhkan untuk mengatur waktu dalam sebuah proyek
- Tremasuk diagram proses, menampilkan saat langkah-langkah yang diambil
- Menjelaskan masing-masing peran dan tanggungjawab yang terlibat
- Apakah praselesai dan siap untuk digunakan pada proyek-proyek sekarang
Bab ini mencakup konsep-konsep kunci yang berkaitan dengan Proyek Manajemen Waktu.
1. The knowledge area of Project Time Management consists of the following processes - Luas Pengetahuan Manajemen Proyek Waktu terdiri dari proses berikut -
Time Management Processes Manajemen Waktu Proses
Process Proses Project Phase Proyek Tahap Key Deliverables Kunci Deliverables
Define Activities Tentukan Kegiatan Planning Perencanaan Activity List, Milestone list Daftar Kegiatan, daftar Milestone
Sequence Activities Urutan Kegiatan Planning Perencanaan Project Schedule network diagrams Jadwal proyek jaringan diagram
Estimate Activity Resources Perkiraan Sumber Daya Kegiatan Planning Perencanaan Activity resource requirements, Aktivitas sumber daya persyaratan,
Resource breakdown structure Sumber daya kerusakan struktur
Estimate Activity Durations Perkiraan Kegiatan Durasi Planning Perencanaan Activity duration estimates Kegiatan perkiraan durasi
Develop Schedule Mengembangkan Jadwal Planning Perencanaan Project Schedule Jadwal Proyek
PROJECT COST MANAGEMENT
Project Cost Management (Manajemen biaya proyek) merupakan salah satu dari 9 area pengetahuan dalam manajemen proyek. Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau yang tidak dapat dihindari, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Atau dapat juga diartikan sesuatu yang nantinya akan ditukarkan (dengan keuntungan tertentu). Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter, seperti dolar. Manajemen Biaya proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek ini selesai dalam anggaran yang disetujui. Proses-proses dalam Manajemen Biaya Proyek meliputi:
Estimasi biaya
Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Dalam sebuah estimasi biaya terdapat identifikasi dan pertimbangan dalam memperkirakan beberapa alternatif biaya untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Jumlah biaya yang akan dikeluarkan dan risiko harus dapat dipertimbangkan, misalnya seperti membuat keputusan untuk membeli suatu barang atau hanya menyewanya saja untuk keperluan proyek, berbagi sumber daya dalam rangka mengoptimalkan biaya dalam proyek. Biaya yang disusun akan memperhitungkan keseluruhan sumber daya yang dibutuhkan dalam sebuah proyek, termasuk tenaga kerja, material, peralatan, jasa, dan fasilitas dan beberapa kategori spesial seperti faktor inflasi atau biaya contingency. Estimasi biaya merupakan penilaian kuantitatif yang mendekati untuk kebutuhan sumber daya dalam proyek.
Penganggaran (Budgeting) Biaya
Budget (Anggaran) ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan (yang menimbulkan penerimaan/hak dan juga pengeluaran/kewajiban), yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu / periode tertentu yang akan datang, atau alokasi estimasi biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja.
Pengendalian Biaya
Pengendalian perubahan anggaran proyek. pengendalian biaya proyek merupakan masalah yang sangat berpengaruh dalam pelaksanaan pekerjaan suatu proyek. Secara umum, masalah yang sering terjadi dalam suatu proyek adalah bilamana seorang manajer dihadapkan pada persoalan yang mengharuskannya untuk dapat menyelesaikan suatu proyek dengan biaya proyek yang paling optimum dengan tanpa mengabaikan batas waktu akhir pelaksanaan pekerjaan. Sehingga dengan kata lain, masalah pengendalian biaya proyek ini, dapat dikatakan tidak dapat dilepaskan dari masalah waktu pelaksanaan pekerjaan. Untuk tujuan memudahkan dalam mengatasi masalah tersebut diatas, diperlukan pembuatan suatu alat bantu berupa program komputer (software) yang dapat menangani masalah perhitungan waktu dan biaya. Program pengendalian biaya proyek tersebut direncanakan dengan menggunakan metode analisis Time Cost Trade Off (TCTO), yang merupakan suatu metode pertukaran antara waktu dan biaya, untuk mendapatkan biaya pelaksanaan pekerjaan yang paling optimum. Dalam metode tersebut, setiap percepatan waktu penyelesaian proyek akan berakibat bertambahnya biaya langsung, namun diharapkan pula terjadi keuntungan berupa berkurangnya pengeluaran biaya tidak langsung.
Alat dan teknik dasar untuk perkiraan biaya:
Analog atau perkiraan top-down: menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek, sebelumnya sama sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini.
Perkiraan Bottom-up: Melibatkan memperkirakan item pekerjaan individu atau kegiatan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan total proyek.
Pemodelan parametrik: karakteristik proyek Menggunakan (parameter) dalam model matematis untuk memperkirakan biaya proyek.
alat bantu Komputerisasi, seperti spreadsheet dan perangkat lunak manajemen proyek, yang dapat memudahkan perkiraan biaya dan alat yang berbeda estimasi.
Sumber:
PROJECT QULITY MANAGEMENT
Memiliki rencana kualitas proyek akan membantu menentukan standar kualitas yang penting untuk proyek. Ini juga akan membantu untuk memastikan bahwa faktor-faktor dan kegiatan yang diperlukan oleh para pemangku kepentingan yang disertakan, sedangkan kegiatan yang tidak perlu dihapus. Hal ini juga penting untuk diingat bahwa kualitas adalah proses yang berkelanjutan. Dengan memperbaiki dan meningkatkan proses, hasil akhirnya adalah terus ditingkatkan sampai tingkat kualitas yang diinginkan tercapai.
Sebuah tim harus memiliki kualitas proyek komunikasi yang baik dengan stakeholder kunci proyek, dalam rangka untuk menentukan kebutuhan mereka dan definisi mereka tentang kualitas. Dalam setiap proyek, kualitas harus dianggap sama dengan pentingnya dengan jadwal atau anggaran. Jadwal dan anggaran sering membutuhkan disesuaikan sebagai proyek berlangsung sampai hasil yang diinginkan tercapai. Setelah semua, bahkan jika hasil akhirnya adalah tepat waktu dan sesuai anggaran, proyek tersebut tidak dapat dianggap sukses, jika kualitasnya tidak memenuhi persyaratan.
Definisi Kualitas
Manajemen mutu proyek dimulai dengan mendefinisikan standar kualitas yang akan digunakan untuk proyek. Definisi ini akan datang dari para pemangku kepentingan, penerima manfaat, dan sering dari standar keseluruhan untuk organisasi. Identifikasi yang cermat terhadap standar kualitas akan membantu untuk memastikan hasil proyek yang sukses yang akan diterima oleh para stakeholder. Selain standar kualitas hasil akhir dari proyek tersebut, ada juga mungkin standar kualitas organisasi yang harus dipenuhi untuk manajemen proyek yang sebenarnya, seperti jenis tertentu dari laporan atau metode proyek pelacakan.
Karakteristik Kualitas
Penyampaian proyek akan diukur terhadap karakteristik tertentu yang akan menentukan tingkat kualitas, tergantung pada seberapa baik mereka memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan. Kualitas karakteristik seperti kinerja, fungsi, kesesuaian, keandalan, dan konsistensi biasanya digunakan untuk mengukur hasil akhir proyek. Ini karakteristik kualitas tidak hanya diterapkan pada penyampaian itu sendiri, tetapi juga setiap proses atau metode yang digunakan untuk menyampaikan produk akhir, seperti peralatan atau komputer. Oleh karena itu, karakteristik kualitas yang diperlukan harus benar-benar dinyatakan dan dipahami sebelum layanan, bahan atau peralatan yang digunakan dalam setiap bagian dari proyek ini adalah diperoleh
Rencana Mutu
Sebuah rencana kualitas harus ditulis untuk menyatakan keseluruhan kegiatan dan tugas-tugas yang diperlukan untuk memenuhi standar kualitas proyek. Rencana ini akan mencakup keterangan tentang semua standar kualitas yang relevan dan definisi, serta keterangan tentang semua kondisi yang harus dipenuhi untuk memuaskan para stakeholder. Prosedur yang akan digunakan untuk memastikan bahwa semua standar kualitas yang diikuti juga akan menjadi bagian dari rencana mutu. Semua unsur kualitas yang relevan dengan proyek harus disertakan, seperti tanggung jawab manajemen, prosedur mutu didokumentasikan sudah ada, desain dan prosedur pengendalian dokumen dan persyaratan pembelian. Prosedur yang dirancang untuk menangani pengujian pemeriksaan, tindakan koreksi ketidaksesuaian dan yang dihasilkan juga penting, karena merupakan metode yang catatan mutu dipelihara. Jadwal audit kualitas dan persyaratan pelatihan yang diperlukan juga harus disertakan.
Jaminan Kualitas
Kualitas proses penjaminan digunakan untuk menyediakan para pemangku kepentingan dengan jaminan bahwa standar sedang dipertahankan, dan bahwa hasil akhirnya akan memenuhi kebutuhan mereka. Sebagai lawan untuk mengontrol kualitas, yang terjadi pada akhir proses, jaminan kualitas direncanakan selama tahap-tahap awal proyek. Untuk memfasilitasi jaminan ini, audit kualitas dijadwalkan, yang menyediakan review terstruktur dari kegiatan proyek. Sebagai hasil dari audit ini, tindakan korektif dapat disetujui jika perlu melalui proses kontrol perubahan.
Para Shewhart Cycle
Sering disingkat sebagai PDCA, model ini mencakup empat langkah yang dirancang untuk membantu memastikan jaminan kualitas. Ini termasuk "perencanaan" untuk menetapkan proses dan tujuan, "bekerja" untuk menerapkan proses, "memeriksa" untuk mengevaluasi dan memantau proses, dan "bertindak" untuk menerapkan perubahan jika diperlukan untuk mencapai kualitas hasil yang diinginkan. Siklus ini dianggap tidak pernah berakhir dalam pencarian konstan untuk perbaikan berkelanjutan.
Quality Control
Quality control digunakan untuk mengevaluasi proyek akhir hasil dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan dan persyaratan, serta bagaimana keberhasilan proyek ini dalam hal anggaran, jadwal dan ruang lingkup manajemen. Evaluasi yang dilakukan selama kontrol kualitas yang akan menentukan apakah para pemangku kepentingan menerima atau menolak hasil akhir. Jika ditolak, tindakan ulang harus direncanakan untuk membawa hasil akhir sampai dengan harapan. Akibatnya, penyesuaian ditambahkan ke proses keseluruhan dengan cara proses kontrol perubahan.
Peningkatan Kualitas
Peningkatan kualitas merupakan proses yang berkesinambungan dan sistematis yang digunakan untuk menemukan cara-cara menghilangkan limbah atau tindakan yang tidak perlu untuk membuat proses lebih efisien dan efektif. Jika tingkat saat ini kualitas tidak sesuai dengan tingkat yang diharapkan, kualitas proses perbaikan dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi dan mengatasi isu-isu yang mungkin menyebabkan perbedaan tersebut.Peningkatan kualitas berkonsentrasi pada identifikasi apa yang perlu ditingkatkan, menganalisis proses, mengembangkan solusi atau revisi yang akan memecahkan masalah, dan pengujian untuk memverifikasi bahwa solusi baru efektif
Biaya Kualitas
Dalam setiap proyek, ada biaya yang terkait dengan metode yang digunakan untuk mempertahankan tingkat kualitas. Rendahnya kualitas didefinisikan sebagai hasil akhir gagal untuk memenuhi persyaratan stakeholder ', atau tingkat kesalahan atau limbah. Biaya ini mencakup biaya yang akan dikaitkan dengan kegagalan keseluruhan proyek, jika itu terjadi, di samping biaya pencegahan yang diperlukan untuk menghindari masalah kualitas dan biaya penilaian untuk pengujian, evaluasi dan inspeksi.
Sumber : http://www.projecttemplates.co.uk/project-quality-management.php
